リクルート メンバーズブログ  変化に対応し進化を止めない”ICT利用ガイドライン”の取り組み

変化に対応し進化を止めない”ICT利用ガイドライン”の取り組み

この記事はリクルート ICT統括室 Advent Calendar 2023 10日目の記事です。

みなさん、こんにちは。(株)リクルートICT統括室ICTの秋山 和隆と申します。
業務では今回紹介するITツールのガイドラインの作成や、社内IT環境の満足度調査・働く上で様々な要望を受けつける目安箱の運営、経費精算領域のデジタル化等に取り組んでいます。
プライベートの趣味は、夏は登山・冬はスキーで海よりは山派です。

社内にいろんなITツール/サービスがある?

所属するICT統括室は「いわゆる社内IT」の部署ですが、リクルートで働く人達がポテンシャルを最大限に発揮して気持ちよく働ける・価値を生み出せるICT環境を提供しています。

リクルートの事業領域は幅広く様々な業界で展開しており、職種も営業からエンジニアまで幅広い事から、我々ICT統括室への要望や課題も多岐にわたっています。
そのため社内で使えるITツール/サービスに関して、1ジャンルに1つと固定してしまうのではなく、各業務のニーズに合わせて最適なツールを選択してもらう事が最適化に繋がります。
一方で各部署でドンドン新規ツールを導入してしまうと、同じツールを部署ごとに契約して運用も別々に行ったりと、オーバーヘッドする部分が増えてしまいます。
そのため、ガバナンス強化の観点もあり各部署で契約していたツール群をICT統括室で管理・集約し、運用の効率化・購買集約・セキュリティレベルの均質化を行った上で、組織や業務特性により最適なツールは違うのでは?という考えのもと、それぞれ複数のツールを提供しています。
半年に1回、社内IT環境/ツールの満足度調査を行っていますが、対象のツール/サービスは50種類以上と幅広いラインナップを用意しています。

なんでガイドラインなの?ルールじゃないの?

これって、こういう時はコレって規約・ルールとして決めちゃえばいいんじゃないの?なんでガイドラインなの?と思われたかもしれません。

ガイドラインという言葉をよく聞きますが、そもそもの語源の一つは鉄道の線路で、橋梁の上や急カーブなど脱線すると危険なところに、2本のレールの内側に追加で設置されている脱線防止ガイド(ガイドレール/ガイドライン)の事です。

規約やルール(=線路)として整備してしまうと、そこから外れることができなくなり、状況に合わせて素早く柔軟な判断が難しくなりますが、ある程度の幅が許容されるガイドラインとすることで、状況変化に合わせて適宜判断をしていったり、柔軟に内容の変更・追加ができるようになっています。

また、ガイドラインに無いケースや、ガイドを読んでも迷った場合等のために「ガイドライン相談窓口」という問い合わせ窓口も用意しています。目的・要件に沿って最適なツールを紹介したり、業務のビジネスプロセス・リエンジニアリング(Business Process Re-engineering)も含む場合は専門の部署に繋いだりと、ただのツールの利用可否判断ではなく、文字通り気軽に相談できて利用者が困らない仕組みとなっています。
また、「新規でこんなツール使いたい」という相談も多くもらいますので、それらをニーズとして把握し担当部署に連携することで、サービスラインナップを拡充したほうが良いのか?という検討につなげてもらったりもしています。

ITツールが多すぎて選べない?何があるかわからない?

既に使ったことがあったり、どんなものがあるか知っている人は自由に選べて良いのですが、そういった前提知識のない人からは、これだけ多くのツール/サービスを提供していると「どんなツールがあるかわからない」「どのツールがオススメなの?」「そもそもどんなツールが使えるの?」という疑問をもらうことが多くなりました。

そこでICT統括室では、以下のようなICTツールのガイドラインをユースケース別に作成し公開しています。

たとえば、プロジェクトツールであればMicrosoft Planner・Backlog・Jiraが利用できますが、以下のようにわかりやすく、こういう時はこれがオススメだよとガイドしています。
このようにツールの特徴を比較して、用途によるオススメ指針を提示し、複数あるものから自分で選択できるようにする事により「自由とガバナンスの両立」を目指しています。

おわりに

また、ガイドラインは一度作成したら完成ではなく、世の中や事業の状況は刻々と変化していますので、さきほど紹介した相談窓口だけでなく、年に2回社内ICT環境の満足度調査アンケートを実施していたり、日々の問い合わせや事業との様々な接点から、使い方やニーズの変化を把握し、日々アップデートしながら運用しています。
このように、リクルートでは日々変化する世の中の状況に対応していくために、柔軟な変更や運用が難しい規定・ルールではなく、ガイドラインという形で複数の選択肢を用意しマルチツール環境とセットで提供することにより「自由とガバナンスの両立」を目指しています。

リクルート ICT統括室 Advent Calendar 2023では、リクルートの社内ICTに関する記事を投稿していく予定です。もし興味があれば、ぜひ他の記事もあわせてご参照ください。